Personvernerklæring

Personopplysninger samles inn og behandles for at Vennesla kommune skal være i stand til å utføre lovpålagte og andrekommunale oppgaver – og for å kunne saksbehandle henvendelser vi får.

Det meste av kommunens virksomhet er lovpålagte tjenester, og grunnlaget for å innhente og arkivere personopplysninger vil finnes i lovverket. Her er noen av lovene som brukes:
• Personvernloven
• Offentleglova
• Forvaltningsloven
• Kommunelova
• Arbeidsmiljøloven
• Anskaffelsesloven
• Arkivlova
• Pasientjournalloven
• Helsepersonelloven
• Helseregisterloven
• helse- og omsorgstjenesteloven
• folketrygdloven
• skatteloven
• skattebetalingsloven
• eigedomsskattelova
• matrikkellova
• eierseksjonsloven
• plan- og bygningsloven
• naturmangfoldloven
• opplæringsloven
• barnehageloven
• alkoholloven

For tjenester som er lovpålagte er det ikke frivillig å gi fra seg opplysningene. Ellers er det i all hovedsak frivillig og da trenger vi samtykke fra deg. Dersom du ikke gir samtykke til registering av personopplysning, kan det være problematisk for kommunen å utføre den tjenesten du ønsker vi skal utføre.

Etter personopplysningsloven er det vårt ansvar at alle personopplysninger vi har registrert om deg er tilstrekkelig sikret. Vi har gode rutiner for dette. Våre ansatte får kun tilgang til opplysningene om deg hvis det er nødvendig for at de skal utføre jobben sin. Dersom vi oppdager at en rutine ikke fungerer etter hensikten, følges dette grundig opp gjennom vårt avvikssystem.

Personopplysninger hentes primært fra personen selv. Ved behov hentes opplysninger også fra andre instanser og andre offentlige myndigheter, for eksempel:
• Folkeregisteret
• Matrikkelen (eiendomsinformasjon)
• Skatteregisteret
• ID-porten
• Videokameraer
• Politiet
• NAV
• Sykehus
Registrerte personopplysninger vil ofte være vanlige kontaktopplysninger som; navn, adresse, e-postadresse og telefonnummer, men kommunen behandler for eksempel også:
• Helseopplysninger
• Betalings- og skatteopplysninger
• Unike identifikatorer, som fødselsnummer, registreringsnummer på bil, båt og liknende.
• Bilder og video
• Curriculum vitae for ansatte og leverandører
• Opplysninger om slektninger, pårørende, foresatte, ekteskap eller liknende forhold

Personopplysningene skal i hovedsak kun brukes til det formål de er ment for. Personopplysningene utleveres til tredjeparter der dette er nødvendig for saksbehandlingen, for eksempel dersom en annen offentlig myndighet må uttale seg før et vedtak kan fattes.
Personopplysninger overføres også med hjemmel i lov til for eksempel NAV, sykehus, politi, pensjonsleverandører og skatte- og avgiftsmyndighetene.
Enkelte av behandlingene utføres i systemer som er driftet av eksterne leverandører, eller hvor innlogging gjøres gjennom ID-porten. Vennesla kommune har inngått databehandleravtaler som regulerer hva leverandørene kan gjøre med personopplysningene som er lagret i systemet.

Ansatte i Vennesla kommune plikter å hindre at uvedkommende får adgang eller kjennskap til personlige opplysninger om deg.

Kommunedirektøren er ansvarlig for behandlingene av personopplysninger som gjøres i Vennesla kommune. De daglige oppgavene med korrekt og forsvarlig håndtering av personopplysninger er delegert til enhetene.

Du kan henvende deg til oss for å få vite hva slags personopplysninger vi har om deg, hva de brukes til og hvor de er hentet inn. Dette gjelder både manuelle og elektroniske registre, og du skal få svar innen 30 dager. Du har rett til å klage til Datatilsynet hvis du mener behandlingen er i strid med reglene.

I utgangspunktet skal vi selv oppdage og rette feilaktige eller mangelfulle opplysninger. Oppdager du at noe er feil, gi oss beskjed, så retter vi så fort det er praktisk mulig.

Personopplysninger skal slettes når behovet for dem faller bort. Du kan kreve av unødvendige opplysninger om deg blir sperret eller slettet. Samtidig er det slik at offentleglova, forvaltningsloven og arkivlova legger begrensninger på muligheten til å slette opplysninger. Dette gjelder også for «retten til å bli glemt». 

Når du ber om innsyn, retting eller sletting, er dette gratis som hovedregel.
dersom anmodninger fra en registrert er åpenbart grunnløse eller overdrevne, særlig dersom de gjentas, kan den behandlingsansvarlige enten;
a) Kreve et rimelig gebyr, idet det tas hensyn til administrasjonskostnadene for å gi informasjonen eller treffe de tiltak det anmodes om, eller
b) nekte å etterkomme anmodningen.
Den behandlingsansvarlige skal bære bevisbyrden for at en anmodning er åpenbart grunnløs eller overdreven.

Vi innhenter vanlig besøksstatistikk til våre nettsider. Opplysningene benyttes kun i forbindelse med drift og videreutvikling av vennesla.kommune.no

Epost innebærer noen sikkerhetsmessige svakheter. Vi har derfor automatiske rutiner for viruskontroll, som innebærer av epost kan bli stoppet. Dersom du ikke mottar svar på eposthenvendelse innen rimelig tid, ta kontakt via andre kanaler. Vær oppmerksom på at bruk av epost og åpne skjema på nett har svakheter som gjør at opplysninger kan komme på avveie. Send derfor ikke sensitive eller fortrolige opplysninger via disse kanalene.

Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til eller legge ved din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom han/hun ber om det. Kommunen kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.

Etter Offentlighetsloven er forvaltningsorganers saksdokumenter offentlig tilgjengelige. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig uansett hvilken form den kommer i. Kommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentlighet.

Personvernombudet skal påse at personvernet ivaretas både for innbyggere og ansatte. Du kan kontakte personvernombudet dersom du har spørsmål om Vennesla kommunes behandling av personopplysninger.

Kontaktinformasjon:

Marthe Aarthun
Telefon: 97 18 37 79
E-post: personvernombud@arendal.kommune.no